Organize o seu Local de Trabalho

Quanto maior o número de coisas que eu faço, mais “concorrida” fica a minha mesa. São revistas, livros, papéis, correspondências, canetas, calendário. Ai de quem tirar do lugar os papeizinhos em que eu anoto o que eu preciso lembrar e fazer. Imagino que, com empreendedores, a situação seja parecida – ou pior, já que eles têm de organizar a gestão da empresa e acumular funções que poderiam muito bem ser distribuídas entre uma equipe inteira.

Pensando nessa necessidade de organização, a revista Inc. fez um pequeno guia para ajudar o empreendedor a colocar ordem no seu espaço de trabalho e aumentar a produtividade. Confira algumas das dicas.

1. Papel. A maneira como você nomeia seus arquivos pode melhorar muito a organização de seus documentos físicos e digitais. A recomendação é dar nomes que indiquem qual é a versão do documento (se é um rascunho, por exemplo). Esses nomes também devem ser mantidos em todas as versões do documento. Deixar a data visível também é benéfico.

2. Material. No afã de começar a organização, muitos vão direto à papelaria para adquirir mais pastas, grampeadores, caixas etc., sem ver o que é realmente necessário. Antes de fazer isso, reúna o que você já tem e determine a importância de cada objeto na sua organização.

3. Documentos eletrônicos. É impossível manter um escritório totalmente digital, sem papel. Mas é possível diminuir a quantidade de papéis no seu local de trabalho, mantendo a maior quantidade possível de documentos no computador.

4. Espaço. Uma maneira de ordenar objetos é definir locais por áreas da empresa. Por exemplo: os documentos e objetos da área de finanças ficam em um canto; os de vendas, em outro. Se você nota que não tem ido muito ao canto de finanças, pode ser que esteja negligenciando essa área da sua empresa.

5. Gestão do tempo. Um truque útil para gerenciar o tempo é distinguir os eventos das tarefas do dia a dia. Um evento precisa acontecer em um momento específico, enquanto as tarefas cotidianas, como o retorno de uma ligação, podem ser resolvidas de maneira mais flexível.

6. Verifique as fontes de bagunça. Algumas pessoas têm muitos papéis e coisas no escritório, mas conseguem encontrar o que precisam em um instante. Mas, se você está perdido em muitos papéis, é bom organizar – pelo menos um pouco – da bagunça. Uma boa maneira de fazer isso é transformar cada papel em um item de ação na sua agenda. Por exemplo: se você coletou uma pilha de cartões de visita depois de um evento, transforme-a em uma lista de pessoas com quem você deve fazer contato.